Обязанности офис-менеджера
03.12.2008
Наверняка большинство из нас, взрослых, помнит трогательный и забавный мультфильм про домовёнка Кузю. Какое отношение имеет он к теме данной статьи? Как ни странно, самое прямое. Дело в том, что офис-менеджер в идеале – этакий домовёнок, который вроде и не слишком заметен, но его присутствие создаёт в доме/офисе порядок, комфорт и тепло. Опять-таки, если вспоминать мультфильм, то сам домовёнок не выполнял никакой видимой работы, ни в современном девятиэтажном доме, ни в избушке на куриных ножках. Тесто не месил, воду не носил, веником не махал. Скорее, отдавал указания: кому и чего делать. Так вот, задачи офис-менеджера подобны тому, что делал Кузьма. Офис-менеджер не является ни уборщицей, ни кухаркой, ни грузчиком. Офис-менеджер – прежде всего организатор. Организатор работы офиса. На первый взгляд может показаться, что делать офис-менеджеру практически нечего. Однако это ошибочное впечатление. Должностная инструкция у него может быть весьма обширной. Для того чтобы обеспечить бесперебойное и качественное функционирование, офис-менеджеру придётся взять на себя материально-техническое обеспечение – фактически, роль «завхоза». В ведении офис –менеджера находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Закупка, гарантийное обслуживание, списание – всё это должен знать и уметь грамотный офис-менеджер. Не менее важной является такая функция, как руководство офисными работниками.
Курьеры, телефонисты, ресепшионисты, уборщицы – все, кто обеспечивает небольшой фронт работ в крупном офисе, - являются подчинёнными офис-менеджера. Таким образом, в обязанности его оказываются включены такие функции, как работа с персоналом, учётно-отчётная документация, табелирование и контроль за нижестоящими работниками. Офис-менеджер, зачастую, оказывается ещё и главным организатором встреч важных гостей, посещающих офис. Если организация работает с иностранными партнёрами, то должность офис-менеджера может потребовать знания иностранных языков. Ведь всё: от встречи гостей или партнёров в аэропорту, и до заселения их в гостиницу – является предметом забот офис-менеджера. Настоящий домовой всегда забоится о том, чтобы в доме были запасы съестного. Офис-менеджер, этот добрый дух офиса, - это единственный человек, кому по силам организовать не только появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Заботливый офис-менеджер может организовать доставку обедов из симпатичного ресторана или кафе. В благодарности всего офисного коллектива – да и начальства, которое так же наверняка пожелает пообедать – можно не сомневаться! Таким образом, вся офисная жизнь, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от местного домового – офис-менеджера.
